1.お役立ちコラム

ビジネスマナーについて

皆さんこんにちは。Jマッチ事務局の川谷です。

社会人になって初めて直面するビジネスマナー、皆さんの会社では徹底されていますか?
ビジネスマナーの基本精神はあくまで円滑に業務を遂行するためのもので、相手に失礼のないように行動することが気持ちの良い仕事にもつながります。
今回は、一般的に基本とされているマナーについてまとめてみました。

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◆挨拶

『挨拶』という漢字には「挨(ひらく)」「拶(相手にせまる、近づく)」という意味があります。
つまり、挨拶には「心開いて相手に近づいていく」という意味があります。挨拶のポイントは自分からすること。
挨拶しても無視されるからしないという理由で挨拶をしない場合もあるようですが、自分から相手に心を開いて近づくことで互いの距離を縮めていくことが期待できます。

◆電話

目安としては2コール以内、3コール目以降には「お待たせしました」とつけて出るようにしましょう。
電話は声だけのコミュニケーションですが、適切な言葉遣いで応対に望むことが大切です。
また、電話を切るときはいきなり受話器を置かないで電話のフックを一度指で静かに押さえて切ってから受話器を置きましょう。そのまま受話器を置くと、相手の方の耳元でガチャンという音が響き印象が悪くなる恐れがあります。電話に出た際は自分の声が会社の顔になるということを忘れずに対応しましょう。

◆お客様を訪問する際

相手先のビルに入る前にコート等は脱いでおきましょう。
訪問時刻の10分前には到着するように心掛け、取引先のビルの近くから取引先に関しての話題やマナーの悪い行いをしないようにしましょう。お客様訪問の前には企業の歴史・製品・サービスを徹底的に調べておくことも大切です。

◆言いづらい話の伝え方

会話の中で相手に言いづらい話をする際には、出来るだけ丁寧な対応でお願いしましょう。

・尋ねる場合:差し支えなければ、失礼ですが
・断る場合 :申し訳ございませんが、せっかくですが、
・頼む場合 :お手数ですが、恐れ入りますが、ご都合の良いときで構いませんので、お手を煩わせますが、
・何度も依頼する場合:重ね重ね申し訳ありません、
・催促する場合:いかがでしょうか

◆ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)

仕事を進める際は、報告・連絡・相談がとても重要です。それぞれには下記の意味があります。

・報告の意味:実際業務で起きたことや起こっていることを伝えること
・連絡の意味:これからの予定を伝えたり、確認したりすること
・相談の意味:業務上の疑問点や不安に思っていることなどを、上司や先輩に聞いていただき、アドバイスしてもらうこと

事態を共有し、トラブルを防ぐ為にもきちんと行いましょう。
上司や先輩も相談を受けたらきちんと対応するなど、双方でコミュニケーションを取ることも非常に大切です。

様々な状況において、相手の立場に立って物事を見て、自分が何をすべきか、何を伝えるべきかを自然に行動に移すことが真のビジネスマナーと言えますね。

人として相手を思いやれる行動を取れる人は沢山の方から信頼を得られます。
経営者の方が率先して行動することで、部下もその背中をみて行動を起こすことも多いようです。
皆が気持ちよく働ける環境づくりを会社のメンバー全員で行っていきたいですね。

 

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御参加お待ちしております!

 

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